Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej
Niektóre wydatki związane z podróżą służbową mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, podlegają one ujęciu w KPiR. Zapisy dotyczące kosztów podróży służbowej, diet właściciela i osób z nim współpracujących dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów przygotowanego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej.
Do przygotowanego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (np. rachunki). Jeżeli uzyskanie rachunku lub faktury w celu udokumentowania poniesionego faktycznie wydatku nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Jako koszty niewymagające udokumentowania fakturami czy rachunkami przepisy wymieniają koszty diet oraz wydatków objętych ryczałtem.
Gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy przewidują możliwość ubiegania się o zwrot poniesionych przez pracownika wydatków.
W przypadku, gdy pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu, nie przedłożył również dokumentów (faktur, rachunków), może otrzymać zwrot części kosztów - tzw. ryczałt za nocleg. Ryczał przysługuje jeżeli pracownik odbywał podróż służbową w porze nocnej pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00 rano i nocleg nie trwał w tym czasie krócej niż 6 godzin
Ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje, jeżeli:
- pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
- jeżeli w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa;
- pracownik ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
- pracownik nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską;
- pracodawca na wniosek pracownika zgodził się udokumentowane (biletem, fakturą) pokryć ze środków firmowych.
Gdy pracownik w podróż służbową wyjeżdża prywatnym autem, ma prawo do zwrotu kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego wyliczanego jako liczba rzeczywiście przejechanych kilometrów (w celach służbowych) x ustawowa stawka za 1 km
Zwrot kwoty wynikającej z limitu ryczałtu samochodowego może stanowić koszt pracodawcy. Wszystkie należności wypłacone ponad limit wynikający z ustawowej stawki na 1 km nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.